Simone
人民法院电子诉讼档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范本院电子诉讼档案管理，确保电子诉讼档案的真实、完整、有效与安全，促进档案信息资源开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》、《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》等有关规定，结合本院工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子诉讼档案，是指本院在诉讼活动中形成的、具有保存价值且应归档保存的电子诉讼文件及案卷归档后经数字化处理产生的纸质诉讼档案的电子版本。
第三条 电子诉讼档案的管理应当根据信息化条件下电子诉讼档案形成和利用的规律，遵循以下基本原则：
（一）统一管理。档案管理部门负责对电子诉讼档案实行统筹规划，统一管理，集中保存。
（二）全程管理。对电子诉讼档案的形成、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子诉讼档案始终处于受控状态。
（三）规范标准。对电子诉讼档案制定统一标准，规范管理。
（四）便于利用。发挥电子诉讼档案高效、便捷的优势，提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子诉讼档案信息安全。
第四条 档案管理部门负责对本院电子诉讼档案管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。
业务庭（室）负责案件办理过程中的电子诉讼文件的形成、整理、立卷、归档；档案管理部门负责电子诉讼档案的检查、接收、整合、保管、利用和监督指导及案卷归档后的数字化处理工作；科技信息部门负责提供技术支持。
档案管理部门应当配备一定数量具有信息化知识、责任意识强，与电子诉讼档案管理任务相适应的专职电子诉讼档案管理干部。
第五条 建立两级法院统一的电子诉讼档案管理软件平台，统一技术标准，统一操作规范。
第六条 建立两级法院统一的电子诉讼档案查阅服务平台，逐步实现电子诉讼档案远程查阅。
第二章 电子诉讼文件的形成、接收与归档
第七条 电子诉讼文件是指在案件办理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像等电子文件，包括法律文书的电子文本、电子证据、电子庭审录音录像及同步数字化产生的纸质诉讼材料的电子版本等。
第八条 电子诉讼文件归档应当符合下列要求：
（一）在案件审结后按时将有保存价值的电子诉讼文件归档，归档期限与纸质诉讼材料的归档期限相同。
（二）电子诉讼文件以案件为单位进行整理，分立正、副卷。纸质诉讼材料经同步数字化处理形成的电子诉讼文件，应遵照本办法第三章有关条款执行。
（三）建立案卷级和卷内文件级目录数据，并将目录数据与电子诉讼文件对应关联。目录数据与电子诉讼文件同步归档。
（四）采用符合国家规定的通用格式存储。原始格式是非通用格式电子诉讼文件的，一般应当转换成通用格式。确实无法转换的，应当将相关软件及说明一并收集归档。
（五）描述电子诉讼文件的内容、结构、背景和管理过程的电子诉讼文件元数据，应当和电子诉讼文件一并归档。
（六）采用技术手段加密的电子诉讼文件应当解密后归档，压缩的电子诉讼文件应当解压缩后归档。
（七）准确划分密级。
第九条 电子诉讼文件在归档时，应当进行真实、完整、有效方面的鉴定、检测，并参照纸质诉讼文件立卷归档的规定，由归档部门相关责任人确认。
第十条 电子诉讼文件归档后，可采用在线或者离线方式存储。归档部门可以通过在线或者离线方式将电子诉讼档案数据及其管理权转移至档案管理部门。
第十一条 档案管理部门应当配备必要的软硬件设备，对接收的电子诉讼文件进行质量检查，检查结果形成记录保存备查。质量检查包括数据的准确性、完整性、可用性和安全性等。检查不合格的，应当退回归档部门重新制作提交。
第十二条 有关部门在建立、完善与电子诉讼文件归档有关的信息系统时，应当征求档案管理部门的意见。
第三章 纸质诉讼档案的电子版本制作
第十三条 纸质诉讼档案的电子版本制作采用案卷归档后对卷内材料进行集中数字化的方式，也可以采用在案件办理过程中对纸质诉讼材料进行同步数字化的方式。
第十四条 纸质诉讼档案的电子版本制作应当符合下列要求：
（一）纸质诉讼档案的电子版本应当与原纸质诉讼档案保持一致。
（二）一般应当对纸质诉讼档案的正、副卷材料从封面至封底进行完整数字化处理；确实不宜数字化的材料可以不予数字化处理，但应当登记备查。
（三）对纸质诉讼档案数字化直接产生的图像文件应当采用未加密的TIFF或者JEPG格式，并且永久留存。提供查询应用时，可以转存为PDF等其它格式。
（四）纸质诉讼档案的数字化处理一般采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率不低于300dpi。
（五）在纸质诉讼档案的电子版本制作过程中，一般应当建立案卷级和卷内文件级目录数据。目录数据应当真实、准确、完整。
（六）库藏纸质诉讼档案没有完整电子目录数据的，一般应当在纸质诉讼档案的电子版本制作过程中，形成库藏纸质诉讼档案的完整电子目录数据。
（七）应当对纸质诉讼档案电子版本进行质量检查，检查结果形成记录保存备查。质量检查的内容包括目录数据、图像文件以及数据挂接等。质量检查不合格的，应当及时退回纠正。
（八）应当符合国家保密管理有关规定。
第十五条 采用集中数字化方式制作纸质诉讼档案的电子版本时，由档案管理部门牵头负责实施和管理。
采用同步数字化方式制作纸质诉讼档案的电子版本时，诉讼材料形成部门负责对纸质诉讼材料数字化形成的电子版本进行真实性、有效性和完整性的认定；归档部门负责电子案卷的整理合成，确保电子案卷与纸质案卷同步归档；档案管理部门负责电子案卷的质量验收和归档接收。
第十六条 纸质诉讼档案的电子版本制作过程中，其目录数据已经存在于审判管理系统或者其他信息系统中的，可以从审判管理系统或者其他信息系统中获取。被获取方应当提供目录数据管理所要求的系统信息、交换数据、程序接口等。
第十七条 纸质诉讼档案的电子版本制作过程中，可以为原纸质诉讼档案逐册加贴与信息系统相关联的条形码、二维码、无线射频等机读标签。
第四章 电子诉讼档案的存储和保管
第十八条 档案管理部门保存电子诉讼档案可以采用在线或者离线方式。在线存储应当使用档案专用存储服务器；离线存储可以选择使用档案级光盘、固态硬盘、硬磁盘等耐久性好的载体。重要电子诉讼档案可以转换成纸质或者缩微胶片进行异质备份。
第十九条 使用档案级光盘、固态硬盘、硬磁盘等作为归档载体、电子诉讼档案离线存储或者异质备份载体时，应当符合下列要求：
（一）载体制作工作可以结合电子诉讼档案的形成过程开展，也可以通过服务器下载数据进行集中制作。制作载体一般不少于两份，一份用于保存，另一份用于利用。档案管理部门应当制定电子诉讼档案离线保存的数据操作、载体转移等方面的管理制度。
（二）在载体或者载体盒上应当标注反映其内容的标签。制作完毕的所有载体应当形成目录，记录载体内的文件信息等内容，也可以在载体或者载体盒上设置与信息系统相关联的条形码、二维码、无线射频等机读标签。
（三）电子诉讼档案在载体上一般按照案号排列，应当符合存储结构要求或者能够转换成符合要求的存储结构。
第二十条 保管电子诉讼档案的离线存储载体，应当符合下列条件：
（一）载体一般应当作防改写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应当单个装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（四）环境温度选定范围为17℃～20℃；相对湿度选定范围为35%～45%。
归档前离线存储载体在各业务庭（室）保管，应当参照上述条件执行。
第二十一条 科技信息部门负责为电子诉讼档案管理系统的有效安全管理提供技术支撑。档案管理部门会同科技信息部门做好电子诉讼档案的在线和离线备份工作，制定备份方案和恢复演练方案，并按照要求实施。
档案管理部门应当对离线存储的电子诉讼档案定期进行抽样机读检查或者转存，发现问题及时采取恢复措施。
第二十二条 未经档案管理部门同意，任何部门或者个人不得擅自获取、利用、迁移、修改、删除以各种形式存储的电子诉讼档案及其备份数据。
第二十三条 加强电子诉讼档案管理的基础设施建设，按照不同载体的保管要求配备相应的库房、设备。
第二十四条 档案管理部门应对重要电子诉讼档案备份，集中保管重要电子诉讼档案的备份数据。
第二十五条 诉讼档案销毁或者移交综合档案馆时，除按照有关规定不允许留存的以外，档案管理部门应当留存相应的电子副本。
第二十六条 涉密电子诉讼档案应当使用符合保密规定的载体存储，并按照保密要求进行管理使用。
第五章 电子诉讼档案的利用
第二十七条 档案管理部门应当遵循统一管理、分级审批、区别利用的原则，为利用主体提供真实可靠的电子诉讼档案。
档案管理部门应当充分利用信息技术手段，深入挖掘电子诉讼档案价值，不断完善电子诉讼档案的检索方式，拓展电子诉讼档案资源的应用范围，丰富电子诉讼档案资源的利用方式，包括在线阅览、数据传输与转移、打印输出等。
第二十八条 有关部门和人员需要查阅诉讼档案的，档案管理部门应当优先提供电子诉讼档案。电子诉讼档案能够满足工作需要时，一般不再提供纸质原件。
第二十九条 档案管理部门提供的电子诉讼档案经打印输出的纸质副本，一般应当覆有表明其为复制件的水印，在加盖人民法院档案证明专用章后，具有与档案原件同等的效力。
本院与其他法院之间按照有关规定移转的纸质诉讼档案的电子版本，可以视为原件使用。
第三十条 档案管理部门提供电子诉讼档案在线使用时，应当满足下列要求：
（一）电子诉讼档案在呈现时应当有案卷、册数、卷内目录的分级列表，并能够按照案卷、册数、卷内目录等项目分别设置使用权限。
（二）电子诉讼档案上一般覆有表明其为复制件的水印。
（三）电子诉讼档案的展示界面一般使用不带专用插件的浏览器模式。界面基本要素符合电子诉讼档案阅览界面布局要求。
第三十一条 电子诉讼档案的利用范围参照纸质诉讼档案执行。应当根据电子诉讼档案的保密等级和不同查阅主体的实际需要，规定相应的审批程序。
本院内部查阅电子诉讼档案具体范围如下：
（一）属本人承办或跟办的案件，可以直接登录系统查询；
（二）属本部门案件但非本人承办或跟办的案件，须经本部门领导批准和档案管理部门授权后查阅；
（三）查阅其他部门案卷，须经本部门领导以及案卷所属业务部门领导批准后，档案管理部门授权后查阅。
当事人及其诉讼代理人查阅涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良影响、后果的电子诉讼档案，档案管理部门在提供利用前应当交相关业务部门进行审查，严格限制利用范围。
第三十二条 上级法院通过共享网络平台调阅电子诉讼档案，按照以下要求办理：
（一）本院收到调阅要求后，一般应当在3个工作日内完成报送工作。因故需要延期的，最迟不得超过10个工作日完成报送工作。
（二）上级法院调取本院电子诉讼档案时，尚未形成电子诉讼档案的，档案管理部门应当督促电子诉讼档案的形成、制作。
（三）相关案件审结后，电子诉讼档案在线提供查阅的，应当停止相应查阅权限;电子诉讼档案离线提供查阅的，应当商请使用方妥善处理或及时销毁。
第三十三条 档案管理部门应当做好电子诉讼档案的利用登记。使用信息系统提供电子诉讼档案查阅的，信息系统应当有利用登记、利用统计等功能。
第三十四条 建设必要的电子诉讼档案阅览场所，并配备相应设施设备。
第六章 奖励与惩处
第三十五条 建立电子诉讼档案管理工作考核制度，对在电子诉讼档案管理工作中取得突出成绩的部门及个人，给予表彰奖励。
第三十六条 在电子诉讼档案管理工作中，有下列情形之一的，责令限期整改；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员按照有关规定给予相应处分：
（一）电子诉讼档案管理不符合真实、完整、有效和安全保密要求的；
（二）不按照规定归档或者接收电子诉讼文件的；
（三）不按照规定提供电子诉讼档案的；
（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子诉讼档案的；
（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子诉讼档案的；
（六）擅自出卖电子诉讼档案的；
（七）其他严重不负责任，造成电子诉讼档案损失的。
有前款第（四）至（七）项情形构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第三十七条 本办法由办公室负责解释。
