Simone
一、人事档案及人事档案工作概述
人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党成立之后开展的革命战争年代，建立于新中国成立之后。随着人事档案制度的建立健全，人事档案管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工作体系已经形成。
（一）人事档案的定义
人事档案的一般定义为：人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录，是国家档案的重要组成部分。组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的、反映个人情况的文件材料，由于用人的需要而有意识地保存下来，就成为档案。但是，并非所有的人事文件材料都能够成为人事档案。人事文件材料转化为档案一般应具备以下条件。
1.办理完毕的文件材料才能归入档案。
正在承办中的文件不是档案，所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序，或者履行当时的职
责已告一段落，才能成为档案。凡是未完成文书处理程序或尚未正式结论的文件材料，都不能成为人事档案。
2.手续完备的文件材料才能归入人事档案。人事档案是用人的重要依据。凡是归入人事档案的文件材料，必须是组织上形成的，或经组织上审查或认可的个人写的材料，体例格式符合要求，手续齐备，才能成为人事档案。未经组织同意的私人材料，以及没有签字盖章等手续不全的材料，均不能归入人事档案。
3.内容真实的文件材料才能归入人事档案。要求归档的每份文件材料，都必须来源可靠、内容准确，能实事求是地反映员工的历史和现貌，不得有任何赝品，以及内容不实，甚至是诬蔑陷害，无限上纲的材料，凡属来源不清、内容虚假料成为人事档案，有害无益，只能给工作带来损失。若发现已归档的，也要及时剔除出去，予以销毁。
4.对日后有查考价值的文件材料，才有必要作为人事档案保存。人事管理活动中形成的有关个人的文件材料，办理完毕之后，有的随着执行现行使命的结束，便失去了保存价值而被淘汰，有的在某方面日后仍具有查考价值而被保存下来，才成为人事档案。
（二）人事档案的属性
1.集合性。
人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、业务实绩等全貌。
2.认可性。
人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。
3.专业性。
人事档案是一种专门档案，其专业性包含以下三层意思。
（1）人事档案是组织、人事工作专门领域形成的档案。
（2）人事档案的内容具有专门性，自成体系，反映人事管理方面的情况。
（3）人事档案具有专门的形式和特定的名称、种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。
4.真实性。
真实性是人事档案的生命。人事档案的真实性是指文件形成的真实性、内容上的准确性。为了确保人事档案的真实性，在工作中要做到四个必须。
（1）凡归档的材料必须经过严格的程序与组织审查和认可。
（2）归档的材料必须符合有关政策规定的要求。
（3）归档材料必须经过认真鉴别。
（4）必须经常地、及时地将反映员工变化的人事档案材料收集归档。确保人事档案的真实事关重大，每个人事档案工作者和有关人员都应为确保人事档案的真实性尽心尽力，切不可等闲视之。
5.现实性。
人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效用。只有相对人死亡后，这种现实效用才逐渐消失，其中需要长久保存的人事档案移交档案馆成为档案史料，无继续保存价值的人事档案材料，经过鉴定并履行批准手续后，可以销毁。
6.动态性。
人事档案始终处于“动态”之中，其动态性特征主要表现在以下四个方面。
（1）递增性。人事档案动态性的最显著特征是卷内材样始终呈递增趋势。一个学生的档案一般只有
几张表格和儿份整定材料，走出校门走上工作岗位后，他的档案材料与其工作年限、经历成正比。
（2）流动性。“档随人走”是人事档案的又一动态特征，人到哪里，档案就转到哪里，避免发生“有档无人”或“有人无档”的现象，必须坚持人事档案的管理单位和人的管理单位相一致，即“人档统一”的管理选择。
（3）信息的可变动性。一般而言，文书档案、科技档案和其他门类档案在组成保管单位和装订后，其卷内信息不会再发生变动，而人事档案的卷内信息除了拥有递增性的特点外，还体现在卷内的某些信息可以发生变动。比如职务与工资的升降、工人（士兵）与干部（军官）身份的转变，工作单位的变动，学历的提升与学识的增长，能力的不断提高，工作的新业绩、科研的新成果，健康状况的变化、奖惩、出国、退休、死亡等，都使卷内信息出现变动。
（4）材料的可剔除性。人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次政治运动中形成的人事档案材料，更具有某些局限性，有的内容从当时看是对的，现在来看，就不妥当甚至是错误的。为保证人事档案的准确可靠，必须根据情况的变化，按照党和国家的有关规定，将那些历史上形成的已经失实和丧失价值的档案材料，经过清理鉴别，及时剔除出去。
7.保密性。
人事档案是记述和反映个人情况的专卷，由以下四个方面的材料构成。
（1）自然情况，记载人员姓名、出生年月、民族、籍贯、简历、学历、家庭情况、社会关系、政治表现、个性特点、专长爱好等。
（2）记载人员在学习、工作、科研中的成就、业务能力、考核与奖惩情况。
（3）身体健康状况，包括体检表及主要疾病的记载。
（4）个人所写的供组织上了解的材料。人事档案的内容涉及个人的工作和一生经历的重大事件，个人的功绩、过错与失误，家庭和生活中的隐私等方面的情况和材料，这些内容在一个时期内是保密的，只能由组织上掌握与保存，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名专家学者、知名人士，其人事档案的保密性更强。
人事档案属于国家机密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事档案材料。为了切实维护人事档案的机密，在档案管理人员中必须牢固树立保密观念，日常工作中建立严格的保卫保密制度和提供利用的审批手续，以确保人事档案实体和信息的绝对安全。
8.权威性。
人事档案是严格按照中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的范围和要求建立的，既不是杂乱无章的材料堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门审查认可或本人签名盖章的材料才能进入档案中。
（三）人事档案的作用
人事档案是人事管理实践活动的产物，服务于组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作，服务于相对人。其具体作用主要表现在以下几个方面。
1.是组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作不可缺少的依据。
2.为开发人才，使用人才，进行人才预测及制定人才计划提供准确的信息。
3.是澄清问题的可靠凭证。
4.是维护个人权益和福利的法律信证。
5.是推行和贯彻公务员及其他各类人员管理制度的重要手段。
6.是组织与干部（相对人）之间联系的纽带。
7.是组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作者记忆的工具。
8.对人事工作有规范、检查、监督的作用。
9.是进行科学研究，特别是编写人物传记和专业史的宝贵史料。
10.是宣传教育的生动素材。
（四）人事档案种类的一般划分
人事档案是档案家族中的一大门类，是国家全部档案的重要组成部分。就人事档案种类的划分而对人事档案的管理，以人们从事社会实践活动分工中分别兼属的社会部门，将人事档案进一步划分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类，这是一种最基本、最常见的划分方法。然而人们参与的社会实践活动并不是一生不变的，而是随着客观形势的需要而改变的，所以人事档案也伴随着相对人从事的社会分工的变化而互相转化。
