Simone
首先由于每个公司的外贸工作流程是不一样的，所以外贸业务资料在各个环节中的应用也是不一样的，应该先了解自己公司整个业务的过程，将每个环节理解清楚，然后写个流程，按照流程的节点来分类归纳自己的外贸业务资料。
系统管理自己的业务资料，比较系统的方法是将自己用到的文档都做成一些模板，比如word、excel、ppt格式，这样以后都只是需要在模板里面填充文字、图片等内容就行，很容易提高自己的效率。
业务资料主要可以分为纸版和电子版，电子版的可以建立好按序号、国家地区分类的文件夹，然后将联系方式、报价信息、单证、票据等等都放在里面，有些是可以扫描成照片存进，按照同样的分类将纸版也做成一份，放入不同的文件盒或者文件夹，然后贴上标识标注。
除了文件夹，还有一些是往来的邮件，这些也都是外贸业务资料的很重要的组成，可以设置好邮箱，按客户分类管理，这样非常清晰明了，跟进和完成的都可以快速查找。
这些都做好之后，最好还要每个月定期备份一下电子版的资料并定期查阅一下纸版资料有没有丢失或者错放，将已经成交完成的和正在进行跟进的区分开，这样能够最大程度上的提升效率。
管理好所有的外贸业务资料，是非常划算的工作，可以降低找文件所浪费的时间，提高工作效率，腾出更多的时间和精力跟进、维护客户，成交更多的单子。
